❤內參－印象筆記CEO的四條高效法則

出處：印象筆記CEO的四條高效法則


克里斯·奧尼爾（Chris O’Neill）是印象筆記（Evernote）的CEO。

作為一家效率應用軟件公司的負責人，奧尼爾對於如何提高工作效率也有著自己的心得。 

《快公司》（Fast Company）網站介紹了奧尼爾日常工作的4條高效法則。


第一，給每個工作日制定一個主題。

奧尼爾的每週日程是這樣的：

週一用來處理印象筆記的經營業務；週二是和全球合作夥伴的視頻會議；

週三是市場推廣業務；週四則是產品和招聘；週五用來處理之前四天沒有完成的工作。

奧尼爾會專門用周五下午的時間回顧一周工作，然後制定下週的行程。
當然，有時候一些意外狀況會讓工作無法按照計劃進行，

但這樣主題化每天的工作至少可以確保有一個明確的計劃執行，大大提高了工作效率。

第二，提前規劃並確立優先級。

奧尼爾根據自己在工作生活中的不同角色，給自己制定了9份日程表。

如何確立每項任務的優先級呢？

以工作為例，奧尼爾會根據團隊的季度目標來制定規劃，

這樣他就可以確認每項工作會造成的長期影響，然後選擇優先推動最重要的一項。

第三，不要讓郵件操縱你的生活。

奧尼爾說，

每天早上起來，他都會努力克制查郵件的衝動，

然後瀏覽自己睡前列出來的“本日清單”，上面寫著這一天最重要的三件事情。

奧尼爾很認同一句話，叫做“收件箱是他人給你制定的‘待辦事項清單’”，

如果經常查看郵件，就會打亂你一整天的節奏。

奧尼爾每天只查看兩次郵件，具體處理郵件時，奧尼爾有兩個原則：

如果郵件只需要兩分鐘時間處理，那麼立刻回复；

如果需要兩分鐘以上，就把它發給自己的團隊或者存在印象筆記中稍後處理。


第四，把會議極簡化。

為了防止漫長的會議浪費時間，奧尼爾規定，

每個會議不能超過8個人，而且確立了一項“無議程無會議”的原則：

每個會議開始前，主持人必須發一份議程給他，明確會議的目的和需求，

否則奧尼爾拒絕參會。

此外，會議要確保有人做會議紀要，這樣會後大家可以共享筆記以及明確接下來的行動。

最後，奧尼爾補充說，這一套效率法則對他有效，但未必適用於每個人。

這個世界上沒有天生高效和低效的人，最重要的是，你要找到適合你的工作方法。

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摘要：
1. 給每個工作日制定一個主題
　奧尼爾的每週日程是這樣的：
　週一用來處理印象筆記的經營業務；週二是和全球合作夥伴的視頻會議；
　週三是市場推廣業務；週四則是產品和招聘；週五用來處理之前四天沒有完成的工作。
　奧尼爾會專門用周五下午的時間回顧一周工作，然後制定下週的行程。
　當然，有時候一些意外狀況會讓工作無法按照計劃進行，
　但這樣主題化每天的工作至少可以確保有一個明確的計劃執行，大大提高了工作效率。
2. 提前規劃並確立優先級
3. 不要讓郵件操縱你的生活
　收件箱是他人給你制定的‘待辦事項清單’，
　如果經常查看郵件，就會打亂你一整天的節奏。
　奧尼爾每天只查看兩次郵件，具體處理郵件時，奧尼爾有兩個原則：
　如果郵件只需要兩分鐘時間處理，那麼立刻回复；
　如果需要兩分鐘以上，就把它發給自己的團隊或者存在印象筆記中稍後處理。
4. 把會議極簡化
　每個會議開始前，主持人必須發議程，明確會議的目的和需求，否則拒絕參會。
　此外，會議要確保有人做會議紀要，這樣會後大家可以共享筆記以及明確接下來的行動。
這一套效率法則未必適用於每個人。
這個世界上沒有天生高效和低效的人，最重要的是，你要找到適合你的工作方法。

❤內參－如何用“設計思維”設計會議

出處：如何用“設計思維”設計會議


如何保證開會的效率呢？諮詢顧問瑪雅·伯恩斯坦在一篇文章中建議，

可以在設計會議時使用“設計思維”（design thinking）。

這個概念的主旨是把“使用者”放在體驗的核心，

具體到會議中，就是把與會者放在體驗的核心。微信公眾號家族企業雜誌發表了這篇文章。

伯恩斯坦介紹，用設計思維設計會議時，通常有三步：
第一步，把自己的專業和議題放在一邊，想想哪些人會被這個會議影響。

然後思考一組問題：誰會出席這場會議？他們會有什麼需求？

誰雖然不會出席，但仍會受到會議結論影響？他們又會有什麼需求？

當下組織的文化及環境背景是怎樣的？有哪些挑戰及機會？

伯恩斯坦建議，

組織者應提前找到與會者和將被會議結論影響的人，

和他們聊一聊，這樣有助於建立信任、找出他們原先隱藏的議題。

第二步，為會議設定架構。

你要給會議設定一個主要目的，還要想清楚怎樣的結果能夠達成這個目的。

伯恩斯坦建議，

組織者可以自問：如果這次會議非常成功，會讓與會者有什麼感受、得知什麼，

以及會去做些什麼？把自己想要的結果納入會議議程中，

這樣與會者就知道了自己為什麼要來開會，以及花時間來開會是值得的。


第三步，以有創意的方式設計會議。

伯恩斯坦建議，

設計會議的具體議程時，可以輕鬆一點，繞過自己最習慣採用的想法。

想想如何讓開會變得有趣一點？怎麼用出人意料的方式來開場和散會？

可不可以使用視頻、圖片、詩歌、音樂來激發想法？

如何製造機會讓個人分享想法、彼此建立關係？

伯恩斯坦認為，

開會不只給人們提供機會完成某些事，也可以用來打造正向的團隊文化。

這三個步驟都會帶來好處：事前了解與會者的想法，會讓他們覺得自己的意見受到重視；

設定會議架構，能讓會議組織者確保每一場會議都有清楚的目標；

發揮想像力，就能讓會議設計更具創意和實驗性質。

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摘要：
1. 把自己的專業和議題放在一邊，想想哪些人會被這個會議影響
　組織者應提前找到與會者和將被會議結論影響的人，
　和他們聊一聊，這樣有助於建立信任、找出他們原先隱藏的議題。
2. 為會議設定架構
　你要給會議設定一個主要目的，還要想清楚怎樣的結果能夠達成這個目的。
　組織者可以自問：如果這次會議非常成功，會讓與會者有什麼感受、得知什麼，
　以及會去做些什麼？把自己想要的結果納入會議議程中，
　這樣與會者就知道了自己為什麼要來開會，以及花時間來開會是值得的。
3. 以有創意的方式設計會議
　設計會議的具體議程時，可以輕鬆一點，繞過自己最習慣採用的想法。
　想想如何讓開會變得有趣一點？怎麼用出人意料的方式來開場和散會？
　可不可以使用視頻、圖片、詩歌、音樂來激發想法？
　如何製造機會讓個人分享想法、彼此建立關係？
　開會不只給人們提供機會完成某些事，也可以用來打造正向的團隊文化。